STandaryzacja Procesów Biznesowych

Rozwój firmy prowadzi to kilku ryzykownych sytuacji – korzystnych dla firmy, ale wymagających właściwego podejścia w celu eliminacji / ograniczenia niekorzystnych efektów

• rozwój firmy to nowi klienci - wymagający często specyficznego podejścia, ze względu na indywidualne sposoby działania / nietypowe wymagania
• rozwój firmy to także powiększająca się kadra – nowi pracownicy do różne sposoby działania wynikające z wcześniejszych doświadczeń w różnych organizacjach
• rozwój firmy to zwiększenie realizowanych inicjatyw, a tym samym mniej czasu na pojedynczą kontrolę, czy też indywidualny nadzór nad realizowaną inicjatywą

Sposobem na te ryzyka jest wprowadzenie standaryzacji sposobu działania firmy (standaryzacji procesów).

W oparciu o nasze doświadczenie proponujemy następujący sposób podejścia do tego tematu

• Warsztaty poznawcze
• Opracowanie mapy procesów
• Warsztaty decyzyjne
• Szczegółowa analiza procesów

Warsztaty poznawcze

Celem warsztatów jest zebranie materiału źródłowego opisującego działanie firmy, materiał wyjściowy do opracowania standardowych procesów. Dlatego istotnym jest, aby warsztaty dotyczyły jak najszerszego obszaru działania firmy, i jak najbardziej reprezentacyjnego zespołu należącego do kadry firmy.

W przypadku większych firm stosujemy priorytetyzację obszarów działania, tak aby startowo skupić się na tych najważniejszych z punktu widzenia firmy. Istotne jest aby zawsze było znane otoczenie tych najważniejszych obszarów, gdyż jest ono źródłem danych dla startowo standaryzowanych procesów.

Niemniej ważnym elementem jest dobór zespołów warsztatowych, powinny to być osoby reprezentujące różne działy firmy, ale tez różne poziomy decyzyjne. Pozwoli to na poznanie pełnej mapy procesowej. W czasie warsztatów staramy się, aby już na tym etapie skonfrontować wiedzę różnych osób uczestniczących w konkretnej działalności firmy.

Efektem warsztatów jest baza wiedzy podlegająca standaryzacji, a także określenie granic standaryzacji, gdyż może się okazać, że część zadań realizowanych w firmie jest na tyle specyficznych, że nie powinna podlegać standaryzacji (np. zakres komunikacji realizacyjnej z klientem często zależy do indywidualnych wymagań inwestora).

Opracowanie mapy procesów

W oparciu o dane z warsztatów tworzymy mapę procesów biznesowych firmy. W tworzeniu mapy wykorzystuje także nasze doświadczenie w wcześniejszych prac, dotyczy to głownie branży budowlanej, developerskiej, dostawy linii technologicznych. Mapa jest budowa już w trakcie warsztatów poznawczych, modyfikowana po omówieniu kolejnych obszarów działalności firmy. Tworzenie mapy już na tym etapie skutkuje często też tym, że organizujemy dodatkowe warsztaty lub rozszerzamy skład zespołów warsztatowych, tak aby uzupełnić brakujące dane.

Efektem opracowania mapy jest podziała działania firmy na główne procesy lub grupy procesów. Opis każdego takiego elementu złożony jest z:

• listy elementów otaczających – z jakimi innymi procesami dany proces się komunikuje
• listy ról zaangażowanych w proces – dotychczasowych pracowników grupujemy w konkretne / standardowe role
• lista kwestii otwartych – w przypadkach, gdzie jest duża poziom rozbieżności w działania w różnych projektach kwalifikujemy to jako kwestię otwartą do decyzji zespołu zarządzającego firmą

Na mapie wskazujemy tez obszary, którymi się nie będziemy obecnie zajmować, albo które wcale nie będą podlegać standaryzacji

Warsztaty decyzyjne

Jest to mement, gdzie zespół zarządzający firmą podejmuje standaryzacyjne decyzje lub tez potwierdza zakładaną standaryzację działania. Materiałem wejściowym dla warsztatów jest mapa procesów biznesowych wcześniej opracowana, w wyniku tych warsztatów może ona ulec już niewielkiej zmianie. Zespół na tych warsztatach to osoby decyzyjne w firmie, tak aby podjęte ustalenia można było potem łatwo wdrażać. Dobra praktyką wynikającą z naszego doświadczenia byłoby podzielenie warsztatów decyzyjnych na 2 spotkania

- warsztaty dla core’owej działalności firmy – najważniejszych procesów

- warsztaty dla obszarów wsparcia w firmie – najczęściej procesy wewnętrzne

Powyższe podejście pozwoli na to, aby zagadnienia dotyczące procesów wsparcia na warsztatach były już zmodyfikowane o ustalenia dla głównych obszarów działania firmy.

Szczegółowa analiza procesów

W oparciu o podjęte decyzje standaryzacyjne opracowujemy już szczegółową analizę pojedynczych procesów z opisem: poszczególnych kroków, sekwencji kroków, ról uczestniczących w procesach, dokumentów opracowywanych w trakcie realizacji pojedynczego procesu. Ten materiał staramy się aby był przygotowany już postaci bardzo użytkowej:

instrukcje stanowiskowe – czyli działań poszczególnych ról w firmie, instrukcja pracy na konkretnym stanowisku

dokumentacja procesowa dla narzędzi IT – w obszarach, gdzie zostanie podjęta decyzja, że standaryzacja będzie realizowana w oparciu o narzędzia IT

Ten krok jest też najlepszym momentem do wprowadzenia optymalizacji w wykorzystywanych procesach.

Standaryzacja ról projektowych

Jak wynika z dotychczasowego opisu i naszego doświadczenia w wyniku przeprowadzonych prac osiągamy nie tylko standaryzację procesów, ale także standaryzacje ról. Standaryzacja ról to element składowy standaryzacji procesów. Standaryzacja ról pozwala na:

• dokładne określenie zakresu działań realizowanych przez pojedynczego pracownika
• zdefiniowania zakresu odpowiedzialności pojedynczego pracownika – zadania, dokumenty
• zdefiniowania zakresu dostępu do danych projektowych dla pojedynczego pracownika

To wszystko będzie bardzo pomocne przy wdrażaniu osób nowozatrudnionych.